A gestão dos materiais que entram e saem do estoque tem um papel fundamental na indústria por promover a eficiência operacional, tanto que é considerada a espinha dorsal do processo produtivo.
De acordo com Carlos Santos Silva, gestor de segurança empresarial, a gestão dos materiais através do controle do estoque “deve nortear o planejamento das operações, tendo em vista que, normalmente, o setor de vendas deseja um estoque elevado para atender rapidamente ao cliente, e a área de produção prefere trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque. ”
Ele também afirma que o departamento financeiro, no entanto, prefere, comumente, estoques reduzidos para diminuir o capital investido e favorecer o fluxo de caixa, evitando a dependência de capital de terceiros, como é o caso dos estoques comprados a prazo.
Mas qual a importância e como deve ser feita a gestão dos materiais que entram e saem do estoque da indústria? Confira os detalhes a seguir:
Gestão dos materiais que entram e saem do estoque: por que fazer?
A técnica em logística Camila Marques explica que, na indústria, os principais tipos de estoque encontrados dizem respeito às matérias-primas, aos produtos em processo e aos produtos acabados e às peças de manutenção.
E as principais vantagens inerentes à gestão dos materiais e ao controle de estoque são:
- Maior disponibilidade de capital para outras aplicações;
- Redução dos custos de armazenagem;
- Redução dos custos de paradas de máquina por falta de material;
- Redução dos custos dos estoques que envolvem diminuição do número de itens em estoque;
- Redução dos riscos de perdas por deterioração;
- Redução dos custos de posse de estoque;
A gestão de materiais evita que ocorram falhas, também, nas verificações legais em descumprimento à legislação. Esta atividade pode evitar perdas e retrabalhos, tais como:
- Entrada de caminhões com documentações irregulares, em desacordo com o pedido de compra ou fora da programação;
- Ocupação indevida de áreas nos pátios internos, gerando perdas de produtividade na movimentação de veículos e cargas;
- Dificuldade em aferir se o que entrou e não descarregou é a mesma mercadoria que está no caminhão;
- Elevação de custo, visto que é necessário um maior número de pessoas para fiscalizar fisicamente os caminhões e materiais.
Carlos Santos Silva cita um exemplo que resume bem a importância da gestão de materiais na esfera industrial:
“Em atendimento a uma indústria de cosméticos no estado de São Paulo, para apuração das divergências encontradas no inventário, a auditoria externa investigativa solicitou à portaria os documentos de registros para efeito de evidência da entrada dos materiais, como ticket de balança, controle de acesso com número de nota e dados do motorista e veículo, com hora de entrada e saída. Nesta ocasião, foram constatadas falhas da portaria referentes ao registro e ao armazenamento de tais dados, resultando, com base nessa inconsistência, na abertura de investigação de fraude. Durante o processo de investigação, foi constatada e confirmada a prática recorrente de entrada de notas fiscais sem o correspondente ingresso de material e, pior, o responsável pelo recebimento físico assinava o canhoto, confirmando a existência dos produtos, gerando a ordem de pagamento, sem a efetiva entrada do produto, e, com isso, afetando o estoque e gerando perdas financeiras.”
Como fazer a gestão dos materiais que entram e saem do estoque?
Para evitar casos como o citado acima, o gestor de segurança empresarial ressalta que “tão importante quanto assegurar que está saindo o que consta na nota é certificar-se que o que está entrando corresponde ao que realmente foi comprado.”
Além disso, é recomendado desenvolver um Planejamento de Recursos Materiais, com informações como o planejamento da produção e das necessidades da indústria e um calendário geral de produção. Também é importante haver uma integração entre os setores, que devem estar alinhados em relação ao que a empresa tem em estoque, a validade desses itens, a necessidade de novas compras, etc. Para isso, ter um ERP é uma prática recomendada.
“A gestão de estoque e dos demais materiais pode ser totalmente informatizada com um software: assim, por exemplo, quando os materiais entram em estoque, um leitor ótico registra a informação no sistema. Quando elas são comercializadas ou saem do estoque, o leitor também envia este dado para o controle de mercadorias e logística. Os gestores poderão, dessa forma, avaliar o giro de materiais do mês, comparando-os com outros períodos, permitindo que se façam novos pedidos para que o estoque esteja sempre com o nível mínimo estimulado, sem itens em excesso ou em falta, evitando o comprometimento da produção e da lucratividade da indústria”, orienta Silva.
Já a técnica em logística Camila Marques conclui lembrando que “a palavra de ordem é o controle. O que para muitos pode significar entrave da burocracia, na verdade, é o diferencial que a empresa deve apresentar ao mercado e seus acionistas para a boa operação e maior eficiência operacional da indústria. ”
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