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7 vantagens de trocar o uso de planilhas por ERP

Os benefícios de trocar o uso de planilhas por ERP se transformam em verdadeiros diferenciais competitivos. Leia 2 cases de sucesso

A escolha de utilizar planilhas para controle dos dados e processos da empresa normalmente ocorre pela concepção de que esta é a opção mais econômica – o que pode não apenas ser um engano, mas também trazer grandes perdas para a empresa.

Como alternativa, os sistemas ERP oferecem uma plataforma integrada de gestão de dados, que facilita os processos internos da empresa, garante a qualidade de seus dados e converte a eficiência interna em maior produtividade e lucro.

A seguir, listamos as principais vantagens apresentadas pelos sistemas de ERP em relação às planilhas tradicionais. Confira!

1 – Facilidade de uso

Os ERPs são desenvolvidos para facilitar a entrada e acompanhamento dos diversos dados utilizados em todos os processos da empresa, realizando tudo de forma intuitiva. Assim, é possível evitar falhas devido à complexidade que pode existir na utilização de planilhas, que podem se tornar confusas quando possuem uma quantidade muito grande de dados e de pessoas que precisam acessá-la.

2 – Integração dos processos

Todos os setores da empresa utilizam a mesma plataforma, facilitando a comunicação interna e centralizando todas as informações e processos em um único banco de dados – o que evita erros e incoerências entre diferentes departamentos.

3 – Coerência das informações

Como todos os dados se encontram na mesma plataforma, é muito mais fácil garantir que as informações de diferentes setores estejam em acordo e acompanhar suas mudanças. Desta forma, é possível evitar informações erradas ou conflitantes entre diferentes planilhas, que podem resultar em perda de tempo e dinheiro para a empresa.

4 – Atualização tecnológica

A utilização do ERP inicia a digitalização da empresa, integrando e agilizando seus processos internos – o que abre o caminho para avanços maiores em direção à Indústria 4.0. Além disso, os sistemas de ERP estão sempre em evolução, atendendo cada vez melhor às necessidades da empresa. Na prática, tudo isso significa o aumento gradativo da competitividade frente ao mercado.

5 – Facilidade de análise

Os ERPs ajudam não apenas a organizar todas as informações da empresa, mas também economizam tempo na realização de análises e controle de todos os resultados obtidos. Além disso, auxiliam na visão geral da empresa, permitindo avaliações mais objetivas dos dados existentes para fundamentar decisões.

6 – Segurança das informações

A segurança das planilhas é considerada muito baixa. O sistema de senhas é frágil, os dados e fórmulas podem sofrer alterações facilmente, o arquivo pode ser corrompido, entre outros possíveis problemas. Os sistemas de ERP garantem a segurança com o uso de criptografias e controle de usuários e acessos. Além disso, evitam a perda de dados mantendo o backup automático de todas as informações, garantindo a segurança da empresa mesmo em casos de imprevistos.

7 – Custos de utilização do ERP

O trabalho necessário para inserir a mesma informação em planilhas diferentes, a margem de erro apresentada pela necessidade deste tipo de trabalho manual, as limitações nos dados e vínculos entre informações apresentadas pelas planilhas são os seus principais defeitos. O custo de manter um sistema de ERP cobre a mão de obra necessária para manter as planilhas e a licença de seus softwares, garantindo a eficiência da entrada e fluxo de informações e o melhor emprego do tempo dos funcionários.

Cases de resultados positivos com ERP

As vantagens apresentadas pela utilização de sistemas de ERP são comprovadas pelas empresas. As empresas Tec Screen e Inflex Embalagens, ambas usuárias de ERP da TOTVS, são exemplos de indústrias que se beneficiaram da ferramenta.

A Tec Screen tem, aproximadamente, 130 funcionários, e a digitalização dos processos administrativos ajudou na diminuição da perda de informação ao evitar o retrabalho, integrando toda a empresa. Assim, foi possível diminuir o tempo de realização dos processos administrativos e produtivos, facilitar a solução de problemas e criar planos estratégicos. Como resultado, a empresa conseguiu aumentar sua produtividade e lucratividade, além de agregar valor ao produto e valorizar a sua marca.

A Inflex Embalagens percebeu a necessidade de utilização de um software que englobasse todas as áreas da empresa, e fosse capaz de se adaptar às necessidades de uma empresa em expansão. Assim, o ERP vem auxiliando no planejamento e comunicação dos técnicos, além do controle e análise das informações. Os retornos recebidos são o crescimento cada vez maior da empresa e o recebimento de diversas premiações e méritos industriais por sua performance.

Você já conhecia os benefícios de trocar as planilhas pelo ERP? Ficou com alguma dúvida sobre essa ferramenta? Deixe o seu comentário!

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